Las Acciones de Mejora, Acciones Correctivas y Preventivas

Conformidad 

El termino conformidad  en una empresa se define al momento de realizar  la trazabilidad observando  la evolución de un producto o servicio, admitiendo si se esta de acuerdo con lo que se hace, es decir se acepta porque cumple  con lo requerido.

No conformidad

La No Conformidad de define como un incumplimiento de los requisitos que están definidos por el CLIO:

• Clientes
• Legales y reglamentarios
• ISO
• Organización

La No Conformidad debe ayudar al dueño de proceso a tomar una Acción Correctiva, se describe teniendo en cuenta:

El qué,cuándo,dónde y cuántos hallazgos, más la cláusula que se está incumpliendo.

No Conformidad Mayor:

Estas pueden ser causadas por una falta de documentación del sistema de Calidad o inconsistencia en la implantación del sistema de Calidad, estas se generan al: 

• Desconocer la norma
• Afectar grandemente a la calidad del producto / servicio.
• Poner en riesgo la satisfacción de los clientes.

Ejemplos de  No Conformidad mayor:

• No se evidencia control documental. Se cuenta con dos versiones diferentes de matriz de EPP. Frente a la auditoria, se muestra la matriz desactualizada.
• No se encontró trazabilidad de las calificaciones otorgadas que evidencien la selección y evaluación de los proveedores.
• No se presentan los indicadores del proceso y se desconoce como desarrollarlos.
• No se cuenta con elementos de seguridad para el soporte de vehículos estacionados. Se encuentra vehículos soportados con piedras en lugar de usar tacos.
• No se evidencia implementación de control operacional para visitantes, teniendo en cuenta que personal entrevistado no conoce puntos de encuentro, rutas de evacuación, no distingue brigadistas. Al ingreso del auditor no se le comunico riesgos, ruta de evacuación, nivel de velocidad ni se verifico ARL. Tampoco se informó sobre el comportamiento ambiental a asumir durante la visita No se cuenta con brigada para rescate en alturas para el personal contratista que realiza operaciones de instalación de estructura de mantenimiento y almacén. 

No conformidad menor:

Son pequeñas discrepancias o lapsos en la documentación del Sistema de Calidad.

No afectan tan directamente a la calidad del producto o servicio y, en su mayor parte,son fácil de corregir. Las No Conformidades Menores, son normalmente controladas

para implantar acciones correctivas en la próxima auditoria interna.

Ejemplos de No Conformidades menores incluyen:

• Registros aislados con la falta de firmas, sellos o autorizaciones.
• Documentación insuficiente de capacitación o experiencia.
• No se evidencia que la política sea conocida por el personal entrevistado. De las 7 personas entrevistadas 6 desconoce la política de gestión integral.
• Realizar un cuadro de priorización de riesgos no aceptables, que identifique el riesgo y el área, para mostrar a las partes interesadas y resumir la matriz de peligros.
• No se evidencia que se haya tenido en cuenta la divulgación de puntos de encuentro, presencia de brigadistas, y plan de evacuación para el personal.
• Que los responsables del proceso desconozca la existencia de un  instructivo,procedimiento o documento

Acciones de mejora

Las acciones de mejora son consideradas como la oportunidad que tiene la empresa para  hacer la cosas mejor, permitiendo aumentar la capacidad y experiencia,es importante establecer el método con el propósito de eliminar y terminar la no conformidad, y su reincidencia, la corrección siempre debe actuar sobre el resultado, es decir la acción de mejora que previamente ha sido analizada y debe generar efecto los cual se verán reflejados en los resultados.

Acción correctiva

Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable, esta directamente relacionada  con la causa real.

Acción Preventiva

Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable esta actúa sobre la causa potencial.

Ejemplo 1:

No Conformidad: El indicador de varadas que hace parte del proceso de mantenimiento en el mes de agosto se incremento un  0,8% con relación al mes anterior,obteniendo como registro 2,3% incumpliendo la meta 2,0%.

Investigación de causas: El indicador se incrementó debido al aumento de varadas en el mes de Agosto respecto al de julio.

Acción Correctiva: Hablar con gerente del proceso para que con el personal de “mantenimiento” realicen un plan de mantenimiento preventivo a la flota y evalúen resultados.

Ejemplo 2

No Conformidad: Se encontraron 10 registros “ Listas de Chequeo” del Proceso de Mantenimiento de sin el nombre y firma de quien realiza la inspección.

Investigación de causas: Las listas de chequeo no fueron firmadas por los colaboradores.

Acción Correctiva: Verificar la programación para saber quienes  fueron programados ese día para que firmen las listas de chequeo

Ejemplo 3

No Conformidad: No se tiene evidencia de la evaluación al contratista de energía.

Investigación de causas: No llegó a tiempo la documentación solicitada por la Jefe de Proveedores.

Acción Correctiva: Solicitar la información tres (3) días antes de las Auditorias.

Glosario:

Ocurrencia: Se refiere a la probabilidad de que ocurra la no conformidad.

Severidad: Impacto que ocasionaría la no conformidad en caso que ocurriera.

Detención: Es el grado de facilidad de detención de la no conformidad, cuando esta se presente conforme a los procesos establecidos.

Cierre de acciones: Una acción se debe cerrar solo cuando se halla comprobado su eficacia.

Auditoria:Inspección o verificación con el fin de comprobar que se realiza bien cada proceso.

Eficiencia: Cumplir adecuadamente una función.

Trazabilidad: Evolución paso a paso de un proceso.

Proceso: Secuencia lógica para obtener un resultado.

Fuente bibliográfica:

http://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/accion-correctiva

Caicedo,R(2015) Presentación RC consultores_informe interno acciones correctivas

http://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/U-PR-15.001.005_Procedimiento_Acciones_Correctivas_Preventivas_y_Oportunidades_de_Mejora.pdf